Las partes principales de un manual en general pueden ser las siguientes:
Tabla de contenido
Introducción
Instrucciones para el uso del manual
Cuerpo del manual
Flujogramas
Glosario de términos
Conclusiones
Recomendaciones
Anexos
Por otra parte sugun el tipo de manual:
Manual de Organización
- El manual de procedimientos deberá contener:Carátula. Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, ellogotipo, el nombre del manual y la organización responsable.
- Portada. Ésta continúa después de la carátula, lleva el nombre del manual, de laorganización responsable de su aplicación y el lugar y la fecha de edición.
- Índice general. Es la presentación resumida y ordenada de los elementos constitutivos del documento.
- Presentación. Es la explicación clara y concisa de los objetivos del manual y la exposición de la estructura del documento; incluye un mensaje y la autorización del titular.
Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la
descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos
- puestos de trabajo que componen su estructura.
Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes,legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, nivelesjerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales decomunicación y coordinación de una organización.
También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a unaunidad administrativa en particular.
Debe contener:
1.- IdentificaciónLogotipo de la organización.
Título y extensión (general o específico. Si es específico debe
- Nombre oficial de la organización.
- indicarse el nombre de la unidad a que se refiere).
- Lugar y fecha de elaboración.
- Número de revisión (en su caso).
- Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
- Clave de la forma: en primer término las siglas de la organización;en segundo lugar, las siglas de la unidad administrativa donde seutiliza la forma y por último el número de la forma. Entre las siglas yel número debe colocarse un guión o diagonal.
- 2.- Índice o ContenidoRelación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.
3.- Prólogo y/o IntroducciónSección en donde se explica qué es el manual, su estructura, propósitos, ámbitode aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensajede alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto niveljerárquico.
4.- Antecedentes HistóricosDescripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, enla que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados.
5.- Legislación o Base LegalEste apartado, contiene una lista de títulos de los principales ordenamientosjurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivansus atribuciones o facultades.Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden jerárquico:constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos ycirculares. Asimismo, en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica desu expedición (fecha de publicación en el Diario Oficial).
6.- AtribucionesTranscripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización, deacuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Para este efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento, capítulo, artículoo inciso (la cita debe hacerse entre comillas).
7.- Estructura OrgánicaDescripción ordenada de las unidades administrativas de una organización, enfunción de sus relaciones de jerarquía. Ésta descripción de la estructura orgánica,debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama, tanto en loreferente al título de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico.Además, es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizarclaramente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.
8.- OrganigramaEs la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composiciónde las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones,niveles jerárquicos, canales formales d comunicación, líneas de autoridad,supervisión y asesoría.
9.- FuncionesEspecificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidadesadministrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesario para cumplircon las atribuciones de la organización.Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta lossiguientes aspectos:Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en laestructura orgánica. - Que sigan el orden establecido en la estructura.Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.
10.- Descripción de Puestos
Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad
- administrativa, el cual incluye la siguiente información:Identificación del Puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación,etc)
- Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisión, así como las relaciones de línea y asesoría.
- Funciones Generales y Específicas.
- Responsabilidades o deberes.
- Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la organización, así como las que debe establecer externamente.
- Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento, experiencia, iniciativa y personalidad.
Estructura del Manual de Organización
- Contenido:Introducción.
- Instructivo de Uso.
- Tabla de contenido.
- CAPÍTULO I:Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica,Dirección, Tecnología).
- Reseña Histórica.
- CAPÍTULO II:Objetivos generales y específicos de la empresa.
- Misión.
- Visión.
- Valores.
- CAPÍTULO III:Organigrama general.
- Funciones de las unidades organizativas.
- Descripciones de cargos.Estructura del Manual de Organización
- GLOSARIO.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.Estructura del Manual de Normas Y ProcedimientosContenido:Introducción. - Instructivo de Uso. Tabla de contenido.
- CAPÍTULO I:SECCIÓN A:Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica,Dirección, Tecnología).
- Reseña Histórica.
- SECCIÓN B:Objetivos generales y específicos de la empresa.
- Misión.
- Visión.
- Valores.
- SECCIÓN C:Organigrama general.
- Funciones de las unidades organizativas.
- Organigrama específico del área del manual.
- Descripciones de cargos.
- SECCIÓN D:Objetivos del manual.
- Política de calidad de la empresa.
- CAPÍTULO II:Normas generales del manual.
- Normas técnicas del manual.
- CAPÍTULO III:Objetivo del procedimiento.
- Norma técnica del procedimiento.
- Procedimiento (Playscript).
- Flujograma.
- GLOSARIO.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.Manual de Políticas, Normas y ProcedimientosEste manual comprende los lineamientos que sirven de marco de referencia a laorganización. Además, incluyen toda la información referente a la organización(antecedentes, estructura orgánica, funciones, organigramas, etc). También,incluyen descripciones de cargos y constituyen un instrumento técnico queincorpora información importante sobre el uso de recursos materiales ytecnológicos para el desarrollo de los procedimientos, las actividades y tareasdiarias.Estructura del Manual de Políticas, Normas Y ProcedimientosContenido:Introducción. - Instructivo de Uso.
- Tabla de contenido.
- CAPÍTULO I:SECCIÓN A:Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica,Dirección, Tecnología).
- Reseña Histórica.
- SECCIÓN B:Objetivos generales y específicos de la empresa.
- Misión.
- Visión.
- Valores.
- SECCIÓN C:Organigrama general.
- Funciones de las unidades organizativas.
- Organigrama específico del área del manual.
- Descripciones de cargos.
- SECCIÓN D:Objetivos del manual.
- Política de calidad de la empresa.
- CAPÍTULO II:SECCIÓN A:Objetivos del área.
- Política del área.
- SECCIÓN B:Normas Generales.
- CAPÍTULO III:Normas técnicas.
- Procedimientos.
- Flujogramas.
- Objetivos del procedimiento.
- Normas del procedimiento.
- Playscript.
GLOSARIO DE TÉRMINOS.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.
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