ESTRUCTURA

Las partes principales de un manual en general pueden ser las siguientes:

Tabla de contenido

Introducción

Instrucciones para el uso del manual

Cuerpo del manual

Flujogramas

Glosario de términos

Conclusiones

Recomendaciones

Anexos

Por otra parte sugun el tipo de manual: 

 Manual de Organización

• El manual de procedimientos deberá contener:
  Carátula. Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, ellogotipo, el nombre del manual y la organización responsable.

• Portada. Ésta continúa después de la carátula, lleva el nombre del manual, de laorganización responsable de su aplicación y el lugar y la fecha de edición.
• Índice general. Es la presentación resumida y ordenada de los elementos constitutivos del documento.
• Presentación. Es la explicación clara y concisa de los objetivos del manual y la exposición de la estructura del documento; incluye un mensaje y la autorización del titular.

 Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la

descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos

• puestos de trabajo que componen su estructura.
  
  Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes,
  legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles
  jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de
  comunicación y coordinación de una organización.
  
  También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una
  unidad administrativa en particular.
  
  Debe contener:
  
  1.- Identificación
  Logotipo de la organización.

• 
  Título y extensión (general o específico. Si es específico debe

• Nombre oficial de la organización.

• indicarse el nombre de la unidad a que se refiere).

•  Lugar y fecha de elaboración.

•  Número de revisión (en su caso).

•  Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.

•  Clave de la forma: en primer término las siglas de la organización;en segundo lugar, las siglas de la unidad administrativa donde seutiliza la forma y por último el número de la forma. Entre las siglas yel número debe colocarse un guión o diagonal.

• 2.- Índice o Contenido
  Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.
  
  3.- Prólogo y/o Introducción
  Sección en donde se explica qué es el manual, su estructura, propósitos, ámbito
  de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje
  de alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel
  jerárquico.
  
  4.- Antecedentes Históricos
  Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en
  la que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados.
  
  5.- Legislación o Base Legal
  Este apartado, contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos
  jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan
  sus atribuciones o facultades.
  Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden jerárquico:
  constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y
  circulares. Asimismo, en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de
  su expedición (fecha de publicación en el Diario Oficial).
  
  6.- Atribuciones
  Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización, de
  acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Para este efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo
  o inciso (la cita debe hacerse entre comillas).
  
  7.- Estructura Orgánica
  Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización, en
  función de sus relaciones de jerarquía. Ésta descripción de la estructura orgánica,
  debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama, tanto en lo
  referente al título de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico.
  Además, es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar
  claramente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.
  
  8.- Organigrama
  Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición
  de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones,
  niveles jerárquicos, canales formales d comunicación, líneas de autoridad,
  supervisión y asesoría.
  
  9.- Funciones
  Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades
  administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesario para cumplir
  con las atribuciones de la organización.
  Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta lossiguientes aspectos
  :Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en laestructura orgánica.
•  Que sigan el orden establecido en la estructura.Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.

 10.- Descripción de Puestos

Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad

• administrativa, el cual incluye la siguiente información:
  Identificación del Puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación,etc)
•  Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisión, así como las relaciones de línea y asesoría.
•  Funciones Generales y Específicas.
•  Responsabilidades o deberes.
•  Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la organización, así como las que debe establecer externamente.
• Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento, experiencia, iniciativa y personalidad.

Estructura del Manual de Organización

• Contenido:
  Introducción.
• Instructivo de Uso.
• Tabla de contenido.

• CAPÍTULO I:
  Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica,Dirección, Tecnología).
• Reseña Histórica.

• CAPÍTULO II:
  Objetivos generales y específicos de la empresa.
• Misión.
• Visión.
• Valores.

• CAPÍTULO III:
  Organigrama general.
• Funciones de las unidades organizativas.
• Descripciones de cargos.Estructura del Manual de Organización

• GLOSARIO.
  ANEXOS.
  RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
  BIBLIOGRAFÍA.
  Estructura del Manual de Normas Y ProcedimientosContenido:
  Introducción.
•  Instructivo de Uso. Tabla de contenido.

• CAPÍTULO I:SECCIÓN A:
  Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica,Dirección, Tecnología).
•  Reseña Histórica.

• SECCIÓN B:
  Objetivos generales y específicos de la empresa.
• Misión.
• Visión.
• Valores.

• SECCIÓN C:
  Organigrama general.
• Funciones de las unidades organizativas.
•  Organigrama específico del área del manual.
• Descripciones de cargos.

• SECCIÓN D:
  Objetivos del manual.
•  Política de calidad de la empresa.

• CAPÍTULO II:
  Normas generales del manual.
• Normas técnicas del manual.

• CAPÍTULO III:
  Objetivo del procedimiento.
• Norma técnica del procedimiento.
• Procedimiento (Playscript).
• Flujograma.

• GLOSARIO.
  ANEXOS.
  RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
  BIBLIOGRAFÍA.
  Manual de Políticas, Normas y Procedimientos
  Este manual comprende los lineamientos que sirven de marco de referencia a laorganización. Además, incluyen toda la información referente a la organización(antecedentes, estructura orgánica, funciones, organigramas, etc). También,incluyen descripciones de cargos y constituyen un instrumento técnico queincorpora información importante sobre el uso de recursos materiales ytecnológicos para el desarrollo de los procedimientos, las actividades y tareasdiarias.Estructura del Manual de Políticas, Normas Y ProcedimientosContenido:
  Introducción.
•  Instructivo de Uso.
• Tabla de contenido.

• CAPÍTULO I:SECCIÓN A:
  Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica,Dirección, Tecnología).
• Reseña Histórica.

• SECCIÓN B:
  Objetivos generales y específicos de la empresa.
•  Misión.
• Visión.
•  Valores.

• SECCIÓN C:
  Organigrama general.
• Funciones de las unidades organizativas.
• Organigrama específico del área del manual.
•  Descripciones de cargos.

• SECCIÓN D:
  Objetivos del manual.
•  Política de calidad de la empresa.

• CAPÍTULO II:SECCIÓN A:
  Objetivos del área.
•  Política del área.

• SECCIÓN B:
  Normas Generales.

• CAPÍTULO III:
  Normas técnicas.
• Procedimientos.
• Flujogramas.
• Objetivos del procedimiento.
•  Normas del procedimiento.
• Playscript.

GLOSARIO DE TÉRMINOS.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.

USOS

De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes usos:

• Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos , normas, etc.

• Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

• Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.

• Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

• Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.

• Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

• Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

• Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

• Interviene en la consulta de todo el personal.

• Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

• Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

• Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

• Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

• Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

• Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.

• Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

• Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos

CONCEPTOS

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática  la información de una organización.

Otros Conceptos:

"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa". A. Reyes Ponce.

"El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades especificas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". Graham Kellog

"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". Terry G. R.

"Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo". Continolo G